英语商务信函格式及范文(汇总14篇)

英语商务信函格式及范文 第1篇

dear sirs, it is our pleasure to invite your staff to come to japan for attending our business meeting which is going to be held from june 26th , XX until july 6th, XX. the invited person is: mr. name: mr. eldridge eric nicolas department: machinery & electronic position: senior section manager considering his attendance is really important for us, hence your kind cooperation in preparing business visa for the above person that enable his to have visit japan is highly appreciated. sincerely yours, kunihiro yamauchi group leader global human resources group

toyota tsusho marunouchi bldg, 8-1, marunouchi 3-chome, chiyoda-ku, t okyo 100-8320, japan tel. +81-3-5288-21 1 / f +81-3-5288-9100 url. 1 ax. human resources & general affairs department

英语商务信函格式及范文 第2篇

Dear Mr. / Ms,

Thank you for your letter informing us of Mr. Green’s visit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June. He would, however, be pleased to see Mr. Green any time after his return.

We look forward to hearing from you.

Yours faithfully,xxx

尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧,我们的`总经理艾得华先生现正在巴黎,到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

希望收到您的来信。

您诚挚的xxx

英语商务信函格式及范文 第3篇

1. The purpose of this letter is to inform you that (of)

2. The purport of this line is to advise you that (of)

3. The object of the present is to report you that

4. The object of this letter is to tell you that

5. By this letter we Purpose to inform you that (of)

6. Through the present we wish to intimate to you that

7. The present serves to acquaint you that

英语商务信函格式及范文 第4篇

拒绝对方担任独家代理

Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens. I regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature. We would, however, be willing to engage in a trial collaboration with you company to see how the arrangement works. It would be necessary for you to test the market for our productsat you end. You would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency. We enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon.

9月1日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的`来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。 然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单，敬希查照。专此候复。此致 敬礼

英语商务信函格式及范文 第5篇

Dear Mr. / Ms,

Mr. Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.

I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.

Yours faithfully中文商务信函格式商务信函常用语

英语商务信函格式及范文 第6篇

Dear Sir or Madam

I am senior from the Department of BusinessAdministration of Beijing University. I am writing theletter in purpose of applying for admission into youresteemed institution/your recently advertised position for a staff member.

I am sure that I am qualified for it. First, enclosed with this letter is my resume, which furtherdetails my previous academic qualifications and work experience. Second, not only do myqualifications and experience make me a perfect candidate for it, my cheerful personality iswell suited to studying in your prestigious university/working as a staff member. Last, myhobbies include sports and music.

Words fail me when I try to express my heartfelt gratitude to the help you rendered me. Yourprompt and favorable attention to my inqquiry would be highly appreciated.

Yours sincerely,

Li Ming

附注：

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼;正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。

准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。

例1 It is very difficult to sell man hole covers in product must have the quality certificate issued in France.

例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.

例3 Hope you can accept it.

例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

例1 We will deliver your goods soon.

例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.

例1中虚拟语气和例2中委婉语气的`使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

英语商务信函格式及范文 第7篇

from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss 6 subang jaya, 47500, selangor, malaysia.

dear visa officer, we would be grateful if a business visa could be granted for china research institute of electronic engineering, to visit malaysia on monday february 5 through february 20, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of digital cctv surveillance solutions, access control system and security alarm system and other communication solutions. china research institute of electronic engineering is financially reonsible for the applicant’s visit and undertakes to ensure that that he will abide by the rules and regulations of the malaysia sincerely, mr. samir senior vice president triple wave sdn. bhd.

consulate general of malaysia consular section dear visa officer, we are cordially inviting china research institute of electronic engineering to visit malaysia on monday april 3 through april 7, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of products. sincerely, barry g. hart senior vice president east coast promotions, triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss 6 subang jaya,47500, selangor, malaysia.

英语商务信函格式及范文 第8篇

To inform one of; to say; to state; to communicate; to advise one of; to bring to one's notice (knowledge); to lay before one; to point out; to indicate; to mention; to apprise one of; to announce; to remark; to call one's attention to; to remind one of; etc.

1. We are pleased to inform you that

2. We have pleasure in informing you that

3. We have the pleasure to apprise you of

4. We have the honour to inform you that (of)

5. We take the liberty of announcing to you that

6. We have to inform you that (of)

7. We have to advise you of (that)

8. We wish to inform you that (of)

9. We think it advisable to inform you that (of)

10. We are pleased to have this opportunity of reminding you that (of)

11. We take the advantage of this opportunity to bring before your notice

12. Please allow us to call your attention to

13. Permit us to remind you that (of)

14. May we ask your attention to

15. We feel it our duty to inform you that (of)

英语商务信函格式及范文 第9篇

Dear___________,

I am writing to formally request to___________(请求的内容)

The reason for_____is that______(给出原因).I_____, so I_____(给出细节)

I would also like to request______(提出进一步的要求). I am sorry for any inconvenience I have caused.

Thank you for your attention to these requests. If you have any questions, do not hesitate to contact me at _______(电话号码).I look forward to a favorable reply.

Yours sincerely

英语商务信函格式及范文 第10篇

(1)商务公函的概念

商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文。

(2)商务公函的结构及写作方法

公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。

①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。

②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。

③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用特此复函。

④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。

公司:

贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下:

一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔超过5%的部分。

三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按*金额另加10%投保，我方当照此办理。

我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。

年月日

相关知识

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部

英语商务信函格式及范文 第11篇

Dear Mr/Ms,

I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday, (October 5-9). I should like to call on you to discuss our new monitor. Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me. If the day is not convenient, will you please suggest another.

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐

我是达拉斯W/P电子公司的代表,将于下周一到周五(10月5-9日)住留昆明。我乐于请您商讨我们新的`显示器。星期二即10月6日上午09:30是否方便?

从周二,即9月29日,我将住在北京的长城宾馆,直到周六,即10月4日,在那会有通知给我。如商讨日期不方便,请另外建议。

英语商务信函格式及范文 第12篇

from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss16/1 subang jaya, 47500, selangor, malaysia

dear visa officer, we would be grateful if a business visa could be granted for china research institute of electronic engineering, to visit malaysia on monday february 15 through february 20, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of digital cctv surveillance solutions, access control system and security alarm system and other communication solutions. china research institute of electronic engineering is financially responsible for the applicant’s visit and undertakes to ensure that that he will abide by the rules and regulations of the malaysia sincerely, mr. samir senior vice president triple wave sdn. bhd

consulate general of malaysia consular section dear visa officer, we are cordially inviting china research institute of electronic engineering to visit malaysia on monday april 3 through april 17, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of products. sincerely, barry g. hart senior vice president east coast promotions, triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss16/1 subang jaya,

47500, selangor, malaysia

英语商务信函格式及范文 第13篇

Dear___________,

I am writing to formally request to___________(请求的内容)

The reason for_____is that______(给出原因).I_____, so I_____(给出细节)

I would also like to request______(提出进一步的要求). I am sorry for any inconvenience I have caused.

Thank you for your attention to these requests. If you have any questions, do not hesitate to contact me at _______(电话号码).I look forward to a favorable reply.

Yours sincerely

xxx

英语商务信函格式及范文 第14篇

摘 要：国际商务活动中进行有效的英语交流需要使用商务英语信函来进行相关的书写与记录工作，因为商务英语信函自身的特定问题格式，在进行词汇、语法、整体段落方面的书写过程中，需要区别一般的英语信函。本篇文章主要是依据商务英语中独特的语言条件，来进行有关英语写作方面的原则讲解，通过一些经典例子，来分析和研究有关商务英语信函书写时，需要遵循的写作技巧。

关键词：商务英语信函；语境；修辞

一、商务英语信函

二、商务英语语境

想要对商务英语语境进行充分的理解，就需要先对语境一词的含义有所了解。在国内和国外的学者，对于商务英语语境就有不同的理解，并且这一理解也随着时代的迁移在潜移默化的发生改变。唯一不变的就是对于语境这个词具有相当复杂的含义。通常来讲，语境指的是宏观条件下有关的社会环境与微观条件下有关的语言环境进行统一。根据大量的文献资料，能够总结出语言环境的定义是一种词汇通过自身所在的不同位置，即短语、句子成分中，起到了不同的内容作用。社会环境对于物质情景和时代背景条件的概念，包括多种非语言方面的环境，诸如人文状况、政治气候、社会制度、时代思潮等。社会环境同整个社会所蕴含的经济文化背景的关系密切，所以，在商务英语中，有关语境的概念也需要包含以上内容，但是不仅仅是简单的包含，需要有更深层次的需要，同国际贸易在发展变化的进程等相结合，利用自身所接收的不同地域的文化差异，表现在不同的交际、价值观、思维中的冲击。

对于商务而言，进行微观语言环境的交流就要求密切的关注自身包含的特定人群，进行不同场合内的不同话题的交际。不同与宏观的社会环境，需要结合写信者自身的商务方面的文化背景，能够更多的消除地域内存在的巨大差异。因此，要求我们在今后进行商务英语信函书写时，一定要注意更多的树立一种更加多元的有关跨文化的发展观点，持续不断的增加自身的商务英语的书写应用能力，通过不断的交流沟通与时俱进。

三、商务英语语境的修辞

想要在进行更准确地商务英语信函书写工作，就要同商务自身所处的语境结合，通过得体的修辞进行目的的表达。第一点，需要对修饰有充分的认识。对于修辞的概念，目前的大部分人都认为仅仅是一种有关语言运用方面的技术。实际上，有关修辞的概念，最早出现在古典流派中，并一直延续至今。有学者认为，修辞就是根据不同的目的进行精心的安排，也就是对语言进行选择的过程。为了将所要表达的内容更加得体与精准的进行表达，也就是所修辞能够最大程度的提升语言运用方面的艺术和规律。在《英文修辞》一书中，有关与英文的修辞方式，不仅仅能够提供读者在写作中展现出来的技巧和表现，还能够对各种词汇和句型的结构进行详细的使用说明。

在一定程度上而言，通过商务活动自身的特点，如交际和谈判特性，导致商务活动的表达具有更加精准的语言和修辞[8]。修辞是一门具有极大魅力并极为复杂的艺术，利用修辞进行言语的活动，能够将语境进行更多的适应，能够将使用的语言进最大程度的约束。修辞的运用不能够脱离一个整体的使用环境。进行商务英语信函时，一定要严格的对商务英语使用的语境进行把握，也就是说在使用信函进行商务英语的书写时，一定要注意考究的修辞，将两者进行有效的结合。

四、语境论的应用

根据不同的语境选择适合的修辞方法，能够将所要表达的内容更完整的发挥出来。修辞结合语境，能欧股成功的将商务英语信函的写作艺术进行修饰。使用得当的搭配，能够更好的体现商务英语的内涵。这也要求商务人员能够从两个层面达到要求。

第一，使用得体的搭配进行词句的应用。在造句时，一定要将商务英语的语言特色进行突出的表达。利用符合英文写作的安排来撰写信函。依据合理的英语结构规律，进行商务英语信函的书写，表达一定要合情合理，清晰流畅。

第二，认真思考商务英语的常变因素。如国际社会背景、交际内容等。通过对商务英语在不同语境下的得体修辞，来保证使用的规范性。要想达到修辞得体，就需要使用合乎语境的修辞方式。

关于修辞得体，需要考虑进行不同语境下的商务英语应用时，使用者的语气是否恰当。一般来讲，对于语气的含义，可以解释为一种传递信息时，具有的全面的感受。通过语境学的内容，可以看出，在商务英语的表达上，仅仅依靠单词或表达是远远不够的，还需要进行更加具体的语境选择恰如其分的语气。通常来讲，语气的恰当包括两方面：自然和客气。

事实上，商务环境是随时都在变化的，因此在实践的交流中也不会仅仅是对于商务内容的表达，还有一些层出不穷的问题需要我们去解决。但是在这一过程中，写信者一定要注意自己的措辞是否得体，也就是注意自己的态度，切实的考虑到对方的出境，能够表现出友好和礼貌，也更容易促成较易。比如再说同意对方的要求，可以用被动语态（You have earned commission.你已经获得了的佣金）来代替生硬的主动语态（We allow you commission）。这一语气更能够体现出对方deserve it，而不是I give it.语气中透露出对于对方的礼貌与尊重，而不是傲慢的态度。只有使用更加得体又合乎情理的表达，才能够更加到位的进行沟通，既符合自身位置，又体现自身的礼貌，只有这样才能够更加容易让他人接受。

五、总结

综上所述，随着科技的发展，商业模式也在不断的变化。对于今后，需要自身在进行商务英语信函的书写时，更加熟悉彼此的条件，并熟悉各项规章法律，通过规范程序化的国际贸易，来进行更加丰富的发展。不同的贸易话题需要进行不同的贸易措辞来沟通。根据变化的话题来进行有效的结合，从而书写出来的商务英语信函能欧股更具有时代特点，抓住其中的使用规律和语言风格，能够更好的独立进行写作书写，将修辞艺术使用的别具匠心，能够更好的实现国际商务间的有效交流。对于商务英语的推进作用，在目前的国际间进行经济贸易，在我国进行经济的发展，都具有较为明显的独特作用。